Votre agence Adecco recrute pour l'un de ses clients, spécialisé dans le recrutement et le conseil en ressources humaines, un.e Office Manager (H/F) dans le cadre d'une mission d'intérim.
Responsabilités principales
Pilotage de l'activité (pilotage analytique par projet) et pilotage administratif et financier :
- Création et gestion des codes internes (projets, activités)
- Suivi et archivage des contrats clients et de la documentation correspondante ex : Contrats cadres, contrats d'application (SOW), accords de confidentialité, mise en place des enveloppes de signature Docusing ,..
- Suivi du temps engagé par projet
- Émission et suivi des factures clients
- Suivi des encaissements et rapprochements bancaires
- Saisie et suivi des factures fournisseurs, des frais et des relevés de cartes dans l'outil de pilotage des projets, et transmission de ces éléments au cabinet d'expertise comptable (pour la comptabilité générale)
- Paiements / préparation des virements (salariés, fournisseurs, impôts et organismes sociaux, etc ...)
Suivi quotidien de la trésorerie et des comptes bancaires
- Préparation et suivi du compte de résultats
- Contribution aux clôtures annuelles
- Préparation des éléments de paie (préparation et vérification des éléments, gestion
- Ticket Resto, gestion congés)
- Collecte et transmission des pièces comptables au cabinet d'expertise comptable
- Coordination/interface avec le cabinet comptable en charge de la comptabilité générale
- Coordination de la préparation des AG avec le cabinet d'expertise comptable
- Suivi des obligations sociales en coordination avec le cabinet d'expertise comptable
Office management, communication, support RH et projets transverses :
- Aide sur projets clients (suivi honoraires KOL, déclaration CNOM.)
- Accueil des client
- Contribution à l'animation de la vie d'équipe
- Organisation d'événements internes
- Mise à jour du site web
- Support communication (LinkedIn, contenu corporate)
- Contribution à des projets spécifiques
- Gestion administrative du personnel - Mutuelle et prévoyance (vérification, e-déclaration) :
- Support au recrutement
- Mise à jour annuelle du questionnaire EcoVadis
Gestion opérationnelle & pilotage des prestataires :
- Gestion des prestataires (IT, téléphonie, fournitures)
- Suivi des abonnements et contrats
- Coordination des services généraux
- Interface opérationnelle avec les banques
PROFIL RECHERCHE :
- Formation : Bac +3 à Bac +5 (Gestion, Administration
- Expérience : 3 à 10 ans dans un rôle similaire
- Soft skills : esprit d'équipe, écoute, autonomie, rigueur, fiabilité, organisation, hands-on
- Un bon niveau d'anglais est requis
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